AGRADECIMIENTO: Queremos agradecer públicamente a LASERTEK la deferencia que ha tenido con nuestra empresa al invitarnos a colaborar en su BLOG, con el artículo que pasamos a reproducir.

SISTEMAS DE CALIDAD

ISO 9001, ISO 14000, ISO TS 16949,…no son más que las más conocidas de un mar de siglas que nos acechan a los fabricantes, con una presencia cada vez mayor. Percibidas como una amenaza cuando salen de la boca de uno de nuestros clientes se nos aparecen en nuestras pesadillas con la forma de un monstruo, construido en papel DIN-A4 y con un apetito voraz en gastos de mantenimiento, pero ¿son realmente nuestros enemigos? Vamos a responder las preguntas básicas.

un mar de siglas que nos acechan a los fabricantes

¿Qué son los sistemas de calidad?

Los sistemas de calidad recogen los diferentes aspectos de nuestra actividad que pueden influir en la calidad de nuestros productos, intentando prever, basándose fundamentalmente en nuestra experiencia, las posibles causas de defectos y recogiendo el análisis de las no conformidades surgidas para evitar su repetición.

¿Cómo funcionan?

Cuando nos enfrentamos al objetivo de eliminar las no conformidades se nos antoja que el número de posibles causas es poco menos de infinito. La realidad es otra. Si partimos de cero y nos limitamos a recoger las causas de no conformidades, aplicando cambios en nuestros procesos que garanticen su no repetición, veremos que la aparición de nuevas causas tiende rápidamente a cero.

¿Es caro?

Bajo mi opinión no es posible alcanzar un buen nivel de calidad sin un sistema adecuado, por lo que la pregunta sería ¿es cara la CALIDAD?

Hay una cuenta aparentemente sencilla que nos dará la contestación, ¿Cuánto nos cuesta la NO CALIDAD?

No creo que una empresa sin sistema de calidad sea capaz de responder adecuadamente a esta pregunta

Sinceramente, no creo que una empresa sin sistema de calidad sea capaz de responder adecuadamente a esta pregunta. La NO CALIDAD se nos cuela entre las manos, muchas veces sin dejar un rastro visible. Aún así, si alguien me responde que sus gastos de NO CALIDAD son menores de lo que cuesta implantar y mantener un buen sistema de calidad diré que una de dos, o trabaja en un sector en el que los niveles exigidos son mínimos (y ya no quedan sectores así) o se le está escapando el dinero por resquicios que no conoce.

¿Hay costes ocultos?

Seguro que si. Como en todo proyecto de reforma, una vez empezado aparecen aspectos que pensábamos estaban bien y requieren de nuestra intervención. Pero donde si hay, seguro, costes ocultos es en la NO CALIDAD. Aparte de errores de coste difícil de cuantificar nunca sabremos los clientes que no hemos llegado a tener, o proyectos perdidos con clientes actuales, por no tener un sistema de calidad presentable.

¿Es complicado?

Estamos en un mundo hiper regulado y cualquier normativa es vista como un estorbo para nuestra actividad. Mi primer consejo para un recién llegado es leerse la norma (ISO9000, por ejemplo). Veremos que es corta y bastante simple, pero cuidado, un sistema de calidad es como una mascota comilona, si no cuidamos lo que come engordará hasta morir o hasta arruinarnos. Todo lo que hagamos tiene que cumplir un fin de mejora real en nuestra empresa. Si no somos capaces de ver el beneficio de una acción, puede que sea innecesaria.

¿Es necesario un especialista para su implantación?

como un traje prêt-à-porter, nos está grande y encima nos roza

Mi respuesta es sí. Siempre nos hará falta alguien con experiencia que guíe nuestros primeros pasos, sea externo o contratado. El auditor volcará en nuestra empresa su conocimiento, y nos ayudará a poner en marcha un sistema “primario” al que sólo el uso y la prueba podrán mejorar. El sistema inicial será, casi con seguridad, como un traje “prêt-à-porter¨, nos está grande y encima nos roza. Nadie conoce nuestra empresa como nosotros por lo que nuestro trabajo será cortar todo lo superfluo y ajustar lo restante a nuestra realidad.

¿Tengo que certificar mi sistema?

Si, claramente, sí. Un sistema de calidad certificado es una carta de presentación. Sencillamente le estamos diciendo a nuestro cliente que seguimos un proceso en post de la calidad y que hay un árbitro independiente que así lo certifica. Hay un arbitro que certifica que si nos adjudican un proyecto semejante a los que tenemos, lo más probable es que no se den problemas de calidad y, si el proyecto es nuevo y diferente a los actuales, nuestro sistema nos llevará en poco tiempo a minimizar incidencias.

¿Me asfixiará la burocracia?

…pues depende. Si generamos mucha documentación tenemos que generar un sistema ágil para tratarla, pero si nuestro sistema es correcto, toda la documentación será información, y la información se traduce, bien tratada, en dinero. Hay que tener siempre puestas las gafas de “ver datos y procesos inútiles” y eliminarlos. Ningún auditor nos obligará a mantenerlos, salvo que no lo sean y lo que nos falte sea la formación necesaria para sacarles provecho.

¿En que consiste, en resumen?

Y, finalmente, ¿se puede explicar en que consiste en pocas líneas? Vamos a intentarlo. El elemento clave es el AMFE(Análisis de Modos de Fallo y Error) que detalla todas las posibles circunstancias que pueden llevar a una no conformidad, con criterios de posibilidad y gravedad del suceso. Esto nos marca un orden de prioridades de actuación creando acciones preventivas que eviten el suceso. Posteriormente, cada No Conformidad dará lugar a un análisis para determinar el PORQUÉ y la correspondiente acción correctiva/preventiva que garantice la no repetición de ese fallo.

¿Tiene efectos colaterales?

Si, y beneficiosos sin duda alguna. Un sistema de calidad “vivo”, debidamente mantenido nos ayuda a sistematizar nuestra organización. Ningún aspecto de la organización es ajeno a la calidad, sea formación, prevención de riesgos, compras, gestión de stock, etc… Iniciaremos un camino que nos ayudará a entender mejor nuestra empresa y nos dará herramientas de mejora continua.

En conclusión, tenemos que mirar a los sistemas de calidad pensando en aquel profesor huesoque todos hemos tenido, que nos obligaba a estudiar más de lo que queríamos pero que, pasado el tiempo, recordamos con cariño, conscientes de que nos ayudó a desarrollarnos como persona.